Tanya jawab seputar Manajemen Proyek

Tanya:

Jelaskan peranan dan seberapa pentingnya jadwal dalam suatu proyek!

Jawab:

1.   Peranan jadwal dalam proyek adalah sebagai pengatur
tahapan proses manajemen proyek  yang
harus dilakukan dalam pembuatan proyek.

      Jadwal sangat penting
dalam suatu  proyek, karena tanpa adanya
penjadwalan proses-proses dalam proyek tidak akan berjalan dengan baik, bahkan
proyek tidak akan berjalan.

Tanya:

Jelaskan
pengertian  lingkup manajemen waktu
proyek dan hasilnya (deliveriable) yang di hasilkan!

Jawab:

1.    Manajemen waktu adalah tindakan atau proses
perencanaan dan secara sadar melakukan kontrol atas jumlah waktu yang
dihabiskan untuk kegiatan tertentu, terutama untuk meningkatkan efektivitas,
efisiensi atau produktivitas.

Deliveriable (yang
dihasilkan) adalah bagian dari proyek
seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau hasil
rapat/pertemuan.

Tanya:

Jelaskan proses proses dalam manajemen waktu proyek!

Jawab:

1.     
Proses proses dalam manajemen waktu proyek:

·        
Definisi aktivitas:identifikasi aktivitas khusus yg
hrs dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk menghasilkan
deliverables

·        
Pengurutan aktivitas (activity
sequencing):identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek

·        
Estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas

·        
Estimasi durasi aktivitas

·        
Pembuatan jadwal:analisis urutan aktivitas,
analisis estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi
aktivitas utk membuat jadwal proyek

·        
Pengendalian jadwal:pengendalian dan pengaturan
perubahan jadwal proyek

Tanya:

Bagaimana cara untuk menetapkan aktivitas dalam proyek?

Jawab:

1.     
Menetapkan aktivitas dalam proyek berdasarkan proyek
yang ingin dibuat,

Serta berdasarkan
tahapan-tahapan proses manajemen proyek yaitu initiating, planning,
executing, monitoring dan controlling  serta akhirnya closing.

Tanya:

Mengapa terjadi ketergantungan antar aktivitas dalam suatu proyek?

Jawab:

1.     
Ketergantungan antar aktivitas karena setiap
aktivitas memiliki perannya masing-masing, maka jika salah satu aktivitas tidak
berjalan sesuai dengan apa yang telah ditentukan maka aktivitas berikutnya
(yang telah dijadwalkan) tidak bisa di laksanakan.

Tanya:

Jelaskan cara mengurutkan aktivitas aktivitas untuk membentuk jadwal!

Jawab:

1.     
analisis urutan aktivitas, analisis estimasi
sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas utk membuat
jadwal proyek.

Pengurutan aktivitas
mencakup:

·   Peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg harus
dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dgn yg lain

·    Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas
terkait dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek

·     Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk
kepentingan critical path analysis

Tanya:

Jelaskan apa yang anda ketahui mengenai PERT,CPM dan GANTT CHART!

Jawab:

·        
CPM (Critical path Method)

o  
CPM adl teknik membuat diagram jaringan yg
digunakan utk memperkirakan durasi proyek total

o  
Critical path utk sebuah proyek adl serangkaian
aktivitas yg menentukan waktu tersingkat utk penyelesaian proyek

o  
Critical path adl jalur terpanjang mll diagram
jaringan dgn jumlah slack atau float plg sedikit

o  
Slack atau float adl jumlah waktu sebuah aktivitas
dpt ditunda tanpa menunda aktivitas berikutnya atau tanpa menunda tanggal
penyelesaian proyek

·        
PERT (Program Evaluation and Review Technique)

o  
PERT adl teknik analisis jaringan utk estimasi
durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yg tinggi pada estimasi durasi
aktivitas individual

o  
PERT menggunakan estimasi waktu probabilistik

o  
Estimasi durasi berdasar estimasi durasi aktivitas
optimistik, kebiasaan (rata-rata), dan pesimistik, atau estimasi tiga-titik

·        
GANTT CHART (Peta Gantt)

o  
Gantt Chart dibuat oleh H. L. Gantt yang berfungsi
untuk menggambarkan pekerjaan yang harus dilaksanakan. Gantt Chart merupakan
visualisasi chart yang digunakan untuk menggambarkan jadwal dari pekerjaan atau
proyek.

Gantt Chart menggambarkan tanggal mulai dan berakhir
dari terminal elemen dan ringkasan elemen proyek serta menujukan hubungan yang
terdapat antara semua fase atau tingkat dari pekerjaan.

o  
Keuntungan menggunakan Gantt chart :

-         
Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga
sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalampenyelenggaraan proyek.

-         
Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan
kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan

-         
Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai
pada saat pelaporan

Tanya:

Jelaskan perbedaan antara PERT dan CPM!

Jawab:

1.     
Perbedaan CPM dan PERT

·    CPM memasukkan konsep biaya dalam proses
perencanaan dan pengendalian sebuah proyek sedangkan pada PERT besarnya biaya
berubah-ubah sesuai dengan lamanya waktu dari semua aktifitas yang  terdapat dalam satu proyek.

·        
Di dalam menentukan perkiraan waktu untuk
melaksanakan setiap aktifitas, CPM dianggap lebih memiliki dasar yang lebih
kuat

Tanya:

Bagaimana cara melakukan estimasi sumber daya yang akan di gunakan dalam
aktivitas?

Jawab:

1.     
Dengan melakukan pendekatan tradisional untuk
estimasi  biaya (Cost Estimates).

·        
BOTTOM-UP

·        
TOP-DOWN
(PARAMETRIC COST ESTIMATING)

·        
BOTTOM-UP
COST ESTIMATES

·        
PARAMETRIC
COST ESTIMATING (TOP-DOWN)

Tanya:

Jelaskan cara melakukan estimasi durasi aktivitas/durasi
terhadap masing masing aktivitas!

Jawab:

1.     
Dengan cara memperkirakan
durasi kegiatan yaitu dengan cara:

·        
Membuat daftar kegiatan atau daftar aktivitas

·        
Memperkirakan kendala

·        
Asumsi . Sebuah contoh akan melaporkan periode
selama proyek yang bisa mendikte jangka waktu maksimum, yaitu, dua periode pelaporan.

Tanya:

Jelaskan pengertian rencana manajemen
proyek!

Jawab:

1.     
Rencana manajemen proyek adalah document yang dapat
digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan menjadi
panduan eksekusi dan kontrol proyek.

Masukan untuk pembuatan rencana manajemen proyek adalah project charter, rencana
proses, faktor lingkungan, serta aset organisasional.

Rencana manajemen proyek yang dibuat ini harus dinamis, fleksibel, dan dapat
berubah sesuai perubahan lingkunan proyek.

Informasi yang terdapat dalam rencana manajemen proyek:

·           
Gambaran umum proyek: nama proyek, deskripsi, nama
sponsor, nama PM dan anggota tim, hasil proyek, material penting, definisi dan
akronim

·           
Deskripsi bagaimana proyek diorganisir: struktur
organisasi, tanggung jawab, informasi lainnya

·           
Proses-proses manajemen dan teknis dalam proyek:
tujuan manajemen, kontrol proyek, manajemen resiko, staf pryek, proses teknis

Pekerjaan
– pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek: paket
kerja utama, hasil utama, informasi lainnya; rangkuman jadwal dan budget,
jadwal dan budget detail, informasi lain

Tanya:

Sebutkan dan jelaskan pendekatan
yang di gunakan dalam pengukuran suatu proyek!

Jawab:

1.     
Pendekatan pengukuran suatu proyek:

                     Agile

Metode yang berfokus pada manusia, hasil, anggaran
minimal dan kolaborasi yang maximal untik mengantisipasi busines yg bergerak
cepat dan sering berubah.

                     Extreme

Metode yang ditujukan kepada proyek yang tidak
diketahui secara jelas, sehingga membuthkan metodologi yang lebih cepat,
fleksibel dan untuk situasi yng tidak menentu.

                     Interactive

                     Incremental

                     Phases

Tanya:

Jelaskan apa yang anda ketahui
tentang pemantauan dan pelacakan!

Jawab:

1.      Pemantauan dan pelacakan
adalah proses kerja untuk mengetahui suatu kondisi kerja atau proses manajemen
yang sedang berjalan agar tercapai tujuannya atau hasil yang diharapkan.

Tanya:

Bagaimana cara pemantauan dan
pelacakan proyek dengan 3 pendekatan :

            a.
pemantauan tingkat aktivitas

            b.
laporan status

            c.
analisis milestone

Jawab:

1.            a.
pemantauan tingkat aktivitas

·        
memantau
suatu aktivitas atau kegiatan dlm manajemen proyek dengan melacak telah sampai
tahapan apa dlam suatu
pekerjakan telah
selesai dikerjakan

   b. laporan status

·        
memberikan
data tentang proses suatu aktivitas
atau kegiatan yang telah dicapai

   c. analisis milestone

·        
pemberian sebuah jadwal telah berakhirnya dari sebuah tahapan yang
menandakan bahwa sebuah fase atau paket kerja atau work package telah selesai.